Tabloda hangi sütunlar olmalı?
Gider kaydı ve KDV takibi için bir fişten çoğunlukla şu bilgiler alınır:
- Tarih ve saat
- Fiş no
- Firma unvanı
- VKN / TCKN
- Matrah
- KDV oranı ve tutarı
- Genel toplam
- Ödeme şekli
Her fişi aynı sütun düzeninde kaydetmek, ay sonunda filtreleme, toplam alma ve muhasebe programına aktarma işlerini kolaylaştırır.
Örnek tablo
Aşağıdaki veriler örnektir.
| Tarih | Fiş no | Firma | VKN | KDV % | Matrah | KDV | Toplam | Ödeme |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02.09.2026 | 0041 | Örnek Market A.Ş. | 1234567890 | %1 | 481,58 | 4,82 | 486,40 | Kredi Kartı |
| 05.09.2026 | 0187 | Kırtasiye Ltd. Şti. | 9876543210 | %20 | 1.041,67 | 208,33 | 1.250,00 | Kredi Kartı |
| 11.09.2026 | 0923 | Lokanta Gıda San. | 4567891230 | %10 | 672,73 | 67,27 | 740,00 | Nakit |
| 18.09.2026 | 0055 | Akaryakıt İst. Ltd. | 3216549870 | %20 | 1.750,00 | 350,00 | 2.100,00 | Kredi Kartı |
Yöntem 1: Elle giriş
- Excel'de yukarıdaki sütun başlıklarıyla bir tablo oluşturun.
- Fişleri tarihe göre sıralayın; her fiş için bir satır açın.
- Tarih, fiş no, firma unvanı ve VKN'yi fişin üst kısmından yazın.
- Matrah ve KDV'yi fişin altındaki KDV dökümünden alın. Fişte yalnızca KDV dahil toplam varsa matrahı KDV hesaplama rehberindeki formülle bulun.
- Satır sonunda matrah + KDV = toplam eşitliğini kontrol edin.
Bu yöntem ek bir araç gerektirmez; ancak fiş sayısı arttıkça hem süre uzar hem de rakam atlama, hane kaydırma gibi yazım hataları sıklaşır.
Elle girişte hatayı azaltan alışkanlıklar
- Tutar sütunlarını sayı, tarih sütununu tarih biçiminde tutun; metin olarak girilen tutarlar toplanmaz.
- VKN sütununu metin biçiminde tutun; aksi hâlde baştaki sıfırlar kaybolabilir.
- Her satıra matrah + KDV − toplam farkını hesaplayan bir kontrol sütunu ekleyin; sıfırdan farklı satırlara yeniden bakın.
- Birden fazla KDV oranı olan fişleri oran başına ayrı satıra yazın.
Yöntem 2: Fişi tarayarak aktarma
FişTara ile aynı tablo, fişler tek tek yazılmadan oluşturulur:
- Tarayın. Fişi düz bir zemine koyun ve telefon kamerasını belgeye tutun. Uygulama metni okur ve alanları ayırır.
- Kontrol edin. Tarih, VKN, matrah, KDV ve toplam alanlarını ekranda görün; gerekirse düzeltip kaydedin.
- Dışa aktarın. Biriken kayıtları Excel (.xlsx) veya CSV olarak alın; e-posta ile gönderin ya da muhasebe programınıza aktarın.
İyi bir tarama için ipuçları
- Fişi düz bir zemine koyun; kıvrılmış ya da buruşmuş fişleri elinizle düzleştirin.
- İyi ışıkta ve gölge düşürmeden çekin.
- Fişin tamamı, özellikle alt kısımdaki KDV dökümü ve toplam, kadrajda olsun.
- Termal kâğıt zamanla solar; fişleri bekletmeden tarayın.
Okuma kalitesi fişin durumuna bağlıdır; bu yüzden hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, kayıtları resmi işlemlerde kullanmadan önce asıl belgeyle karşılaştırın ve fişlerin asıllarını saklayın.
Z raporları da aynı tabloya girer mi?
Z raporu günün özetini verdiği için sütunları fişten farklıdır; ayrı bir tabloda tutulması daha kullanışlıdır. Alanları ve örnek tabloyu Z raporu rehberinde bulabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi, muhasebe veya hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Güncel mevzuat ve kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.